La Fédération de la police nationale (FPN) recherche un coordonnateur ou une coordonnatrice, Services juridiques pour un contrat d’une durée de 18 mois.
Aperçu du poste : La personne titulaire du poste est chargée d’appuyer l’équipe des services juridiques en coordonnant les tâches administratives pour assurer le bon déroulement et l’efficacité des activités juridiques.
Supérieur immédiat : Gestionnaire, Services juridiques
Lieu : Télétravail
Qui nous sommes :
La FPN représente environ 20 000 membres de la GRC en poste au Canada et à l’étranger. Nous sommes le plus important syndicat de policiers au Canada. La FPN a à cœur l’amélioration de la sécurité publique pour tous les Canadiens, y compris nos membres, en préconisant des investissements indispensables dans le continuum de la sécurité publique. Ces derniers comprennent des investissements dans les ressources policières et l’équipement moderne, ainsi que dans les programmes sociaux, notamment les mesures de soutien en matière de santé, de toxicomanie et de logement, afin d’améliorer la sécurité et la qualité de vie dans les nombreuses communautés que nous servons, petites et grandes, partout au Canada.
Notre siège social est situé à Ottawa, mais nos plus de 70 employés travaillent à distance partout au Canada. Nous restons en contact étroit grâce à nos outils informatiques modernes et en travaillant conformément à nos valeurs internes : inclusion, innovation, reconnaissance, collaboration et confiance.
Pourquoi travailler à la FPN?
- Rémunération concurrentielle
- Environnement d’équipe inclusif, passionné et amusant
Principales responsabilités
Administration des services juridiques
- Gérer les courriels et les calendriers des membres de l’équipe de direction, notamment du gestionnaire, Services juridiques et du conseiller général.
- Examiner la correspondance en lien avec les Services juridiques. Répondre à la correspondance ou la rediriger de façon appropriée.
- Aider à la rédaction, à l’examen et à l’organisation de documents juridiques, de contrats et de correspondance.
- Planifier et coordonner les réunions, préparer les ordres du jour, rédiger et réunir la documentation en lien avec la réunion, consigner le procès-verbal des réunions et faire le suivi des mesures à prendre.
- Rédiger des notes d’information, des lettres, des rapports, des présentations et d’autres documents.
- Assurer la coordination des voyages et des événements.
- Aider à la gestion des données.
- Participer à l’élaboration et au maintien des outils, des procédures opérationnelles normalisées, des outils de suivi et des bases de données des Services juridiques.
- Participer à l’élaboration et au maintien des systèmes de gestion des dossiers de la FPN.
- Aider à organiser et à tenir à jour la boîte de réception partagée des Services juridiques.
- Fournir du soutien au personnel de la FPN en ce qui concerne l’utilisation de divers systèmes gérés par les Services juridiques.
- Aider à créer des documents de ressources sur la FPN.
- Aider à l’intégration des nouveaux employés des Services juridiques.
- Agir à titre d’administrateur de logiciels et de bases de données, au besoin.
Dossiers et demandes de renseignements juridiques
- Accomplir des tâches de bureau juridiques, comme tenir à jour des documents, des comptes et des dossiers.
- Trier les nouveaux dossiers ou les nouvelles demandes de renseignements juridiques et assurer la tenue adéquate des dossiers.
- Résumer les nouveaux dossiers ou les nouvelles demandes de renseignements juridiques et les rediriger vers la personne concernée à l’interne.
- Fournir de façon proactive du soutien aux avocats internes, communiquer avec les principaux intervenants conformément aux procédures opérationnelles normalisées (y compris les membres, le personnel, les représentants élus et la direction de la FPN, ainsi que l’avocat externe avec qui fait affaire la FPN).
- Assurer la liaison avec le service des Finances pour assurer l’intégrité financière des dossiers.
- Déterminer et surveiller de façon proactive les délais applicables et veiller à ce que les demandes et les dossiers soient traités en temps opportun.
- Rédiger des lettres de mandat et des communiqués.
- Tenir à jour et optimiser les systèmes de gestion des dossiers de la FPN et veiller à ce que tous les points de données relatifs aux affaires juridiques et aux demandes de renseignements soient saisis par les outils de suivi des dossiers des Services juridiques.
Compétences
Études et expérience
- Au moins une année d’expérience de travail dans un environnement juridique ou administratif dynamique
- Diplôme ou certificat d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe et expérience (minimum de deux ans) en administration de bureau ou dans un domaine connexe, OU diplôme d’études secondaires avec plusieurs années (de trois à cinq ans) d’expérience en administration de bureau ou dans un domaine connexe
- Expérience de travail avec des documents confidentiels
- Expérience avec la gestion d’échéanciers stricts
- Maîtrise des deux langues officielles
Connaissances et compétences
- Capacité d’établir et de respecter des délais stricts
- Capacité de résumer des dossiers juridiques aux avocats et aux administrateurs internes
- Capacité de rédiger de la correspondance professionnelle en français et en anglais
- Capacité d’examiner des documents juridiques et d’en faire le suivi et de comprendre des questions complexes
- Capacité de s’adapter rapidement aux priorités et aux échéances en constante évolution
- Excellente maîtrise des outils de productivité de Microsoft Office
- Maîtrise des principes de confidentialité
- Capacité de s’adapter à des situations changeantes, à de nouvelles idées et à de nouveaux concepts
Compétences
- Jugement et tact hors pair
- Sens aigu de l’organisation et du détail
- Capacités de résolution de problèmes de base
- Capacité de mener plusieurs tâches à la fois, de prendre des initiatives, d’être proactif et de faire preuve de souplesse
- Capacité de communiquer avec un effectif diversifié et de favoriser la réussite dans un environnement axé sur le travail d’équipe
- Compétences en gestion de projet
Autres exigences
- Déplacements requis au moins quatre fois par année
- Disposition à se soumettre à une vérification approfondie du casier judiciaire avant l’emploi
Rémunération et autres renseignements importants
La fourchette du salaire de base initial pour ce poste, en fonction des compétences et de l’expérience, se situe entre 63 500 $ et 76 860 $.
Bien que la personne titulaire du poste soit appelée à se déplacer, notre modèle de travail à distance permet une certaine souplesse quant à l’horaire de travail et favorise un équilibre entre le travail et la vie personnelle.
Les candidatures pour ce poste seront acceptées jusqu’à 17 h (HE) le jeudi 12 février.
La FPN embauche en fonction du mérite et s’engage à assurer l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature. Bien que nous acceptions les candidatures de toutes les personnes intéressées, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.