Administrateur juridique
Télétravail
Contrat de 9 mois
Relevant du : Directeur des services juridiques
Lieu de travail : Télétravail
Qui sommes-nous?
La Fédération nationale de la police (NPF) représente environ 20 000 membres de la GRC en service partout au Canada et à l’étranger. Nous sommes le plus grand syndicat de policiers au Canada. La NPF s’attache à améliorer la sécurité publique pour tous les Canadiens, y compris nos membres, en plaidant en faveur d’investissements indispensables dans l’ensemble du continuum de la sécurité publique. Cela comprend des investissements dans les ressources policières et l’équipement moderne, ainsi que dans des programmes sociaux, notamment des services de santé, de lutte contre la toxicomanie et d’aide au logement, afin d’améliorer la sécurité et la qualité de vie dans les nombreuses collectivités que nous desservons, grandes et petites, partout au Canada.
Notre siège social est situé à Ottawa, mais nos plus de 70 employés travaillent à distance partout au Canada. Nous restons étroitement connectés grâce à nos outils informatiques de pointe et en travaillant conformément à nos valeurs internes : inclusion, innovation, reconnaissance, collaboration et confiance.
Pourquoi travailler avec la NPF?
- Une rémunération concurrentielle.
- Un milieu de travail inclusif, passionné et agréable.
Principales responsabilités :
Questions et demandes d’ordre juridique
- Effectuer des tâches administratives juridiques telles que la tenue des dossiers, la comptabilité, le tri et la gestion des dossiers.
- Offrir un soutien proactif aux conseillers juridiques internes et communiquer avec les principaux intervenants conformément aux procédures opérationnelles normalisées.
- Résumer les nouvelles questions ou demandes d’ordre juridique et les acheminer au conseiller juridique interne ou au parajuriste approprié.
- Apporter un soutien proactif aux conseillers juridiques internes ou aux parajuristes
- Communiquer de manière proactive avec les intervenants clés conformément aux procédures opérationnelles standard (y compris les membres de la NPF, le personnel de la NPF, les représentants élus de la NPF, la direction de la NPF et les conseillers juridiques externes engagés par la NPF).
- Assurer la liaison avec le service des finances de la NPF afin de garantir l’intégrité financière des dossiers.
- S’assurer que tous les dossiers et demandes de renseignements sont correctement documentés et archivés.
- Identifier et surveiller de manière proactive les échéances applicables et veiller à ce que les dossiers et les demandes de renseignements fassent l’objet d’un suivi en temps opportun.
- Rédiger de manière proactive les lettres de mandat et les communiqués.
- Gérer et optimiser les systèmes de gestion des dossiers de la NPF et s’assurer que toutes les données relatives aux dossiers juridiques et aux demandes de renseignements sont saisies dans les outils de suivi des dossiers et les logiciels du service juridique.
Administration des services juridiques
- Planifier les réunions, préparer les ordres du jour et rassembler la documentation nécessaire.
- Coordonner les préparatifs de voyage et remplir les demandes de remboursement de frais conformément aux politiques de la NPF.
- Rédiger des notes d’information, des lettres, des rapports, des présentations, des procès-verbaux et d’autres documents
- Aider à l’élaboration et/ou à la mise à jour des procédures opérationnelles normalisées des Services juridiques.
- Aider à l’analyse des données.
- Aider à l’élaboration et/ou à la mise à jour des outils, des systèmes de suivi et des bases de données des Services juridiques.
- Aider à l’élaboration et/ou à la mise à jour des systèmes de gestion des dossiers de la NPF.
- Offrir un soutien au personnel de la NPF concernant l’utilisation des divers systèmes gérés par les Services juridiques.
- Aider à la création de documents de référence de la NPF.
- Aider à la création de présentations pour les Services juridiques.
- Aider à l’intégration des nouveaux employés des Services juridiques.
- Agir à titre d’administrateur de logiciels et de bases de données au besoin, y compris en effectuant des mises à jour techniques mineures.
Qualifications :
Formation et expérience
- Diplôme d’études collégiales ou certificat en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, et quelques années d’expérience en administration de bureau ou dans un domaine connexe OU un diplôme d’études secondaires accompagné de plusieurs années (3 à 5) d’expérience en administration de bureau ou dans un domaine connexe.
- Au moins un an d’expérience de travail dans un milieu juridique très actif.
- Expérience de la gestion d’échéances strictes.
- Expérience de travail avec des documents confidentiels.
- Le bilinguisme est un atout.
Connaissances:
- Capacité à identifier et à respecter des échéances strictes.
- Capacité à résumer des questions juridiques à l’intention des avocats et des administrateurs internes.
- Capacité à expliquer et à décomposer les responsabilités et les tâches liées au poste à des collègues ou à de nouveaux employés.
- Capacité à déléguer des tâches à de nouveaux administrateurs lorsque cela est approprié.
- Maîtrise approfondie des outils de productivité de Microsoft Office.
- Grande aisance avec les principes de confidentialité.
- Capacité à s’adapter à des situations changeantes, à de nouvelles idées et à de nouveaux concepts.
Compétences :
- Bon jugement et tact.
- Grand souci du détail.
- Capacités de base en résolution de problèmes.
- Capacité à mener plusieurs tâches de front; à prendre des initiatives; à être proactif; à faire preuve de souplesse.
- Capacité à communiquer avec un effectif diversifié et à favoriser un rendement efficace dans un environnement axé sur le travail d’équipe.
- Compétences en gestion de projet.
Autres exigences :
- Déplacements requis 4 fois par année.
- Doit réussir une vérification du casier judiciaire préalable à l’embauche.
La Fédération de la police nationale embauche selon le mérite et s’engage à respecter l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature.
Bien que nous accueillions favorablement les candidatures de toutes les personnes intéressées, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.