Explication du processus de griefs en vertu de la partie III de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada

L’administration d’un grief en vertu de la partie III suit une procédure prescrite. Le Guide des griefs de la GRC décrit la procédure, les rôles et les responsabilités, donc les Membres qui déposent un grief en vertu de la partie III devraient le consulter. Certains des principaux aspects de la procédure sont décrits ci-dessous.  

Une fois que le Membre présente son grief, le Bureau de la coordination des griefs et des appels (BCGA) en accuse réception. L’intimé et son officier hiérarchique sont avisés du grief.  

Le plaignant et l’intimé (les parties) ont le droit de nommer des représentants ou des assistants dans le cadre du processus. Leurs rôles sont différents et sont décrits dans le Guide de la GRC.  

L’intimé doit communiquer avec le plaignant dans un délai fixé par le gestionnaire du BCGA. La première étape est le moment où les parties discutent de la divulgation et d’une possible résolution informelle. C’est aussi souvent à ce moment-là que les questions préliminaires de qualité pour agir et de délai sont soulevées. Si l’une ou l’autre de ces questions, ou la question accessoire de la divulgation, est soulevée, le gestionnaire de cas demandera d’abord des observations sur le bien-fondé de la question à la partie qui la soulève, puis à l’autre partie. Le nombre de pages et de pièces jointes que peuvent contenir les observations est limité. Il est important de connaître ces exigences. L’arbitre tranchera la question. À ce moment-là, la procédure suivra son cours ou le grief sera rejeté, selon la question soulevée. Comme indiqué ci-dessous, si le grief est rejeté sur la base d’une question préliminaire, celui-ci peut tout de même être renvoyé au prochain niveau. 

Si aucune question préliminaire ou accessoire n’est soulevée, ou si un arbitre rend une décision sur une question et que la procédure suit son cours, alors le plaignant est le premier à devoir présenter des observations sur le bien-fondé du grief. Les Membres qui souhaitent déposer un grief doivent savoir que la longueur de ces observations est limitée. Une fois que les observations du plaignant sont présentées, l’intimé a la possibilité de faire valoir ses arguments sur le bien-fondé du grief. Ces arguments seront présentés au plaignant, qui a l’occasion de les réfuter.  

Une fois que le BCGA dispose du dossier de grief (tous les documents pertinents) et des observations des parties, celles-ci ont la possibilité d’examiner le dossier pour vérifier s’il est complet. Une fois que c’est confirmé, les documents sont transmis à un arbitre qui rendra une décision relative au grief.  

Toute décision rendue par un arbitre de niveau 1 (sur la qualité pour agir, les questions accessoires ou le bien-fondé) peut être renvoyée à un arbitre de dernier niveau si le Membre n’est pas satisfait de la décision de l’arbitre de niveau 1. Le délai prévu par la loi pour renvoyer le dossier au dernier niveau est de 14 jours, ce qui constitue une distinction importante par rapport au délai à respecter pour présenter le grief initial. Le rôle de l’arbitre de dernier niveau est d’examiner la décision de l’arbitre de niveau 1 pour s’assurer qu’elle ne contrevient pas aux principes d’équité procédurale, et qu’elle n’est pas entachée d’une erreur de droit ou manifestement déraisonnable. L’examen de l’arbitre de dernier niveau ne vise pas à déterminer le bien-fondé du grief. Si le grief est rejeté au dernier niveau, le Membre peut intenter une demande de contrôle judiciaire auprès de la Cour fédérale. 

Pour se conformer à l’exigence légale de « qualité pour agir », le Membre doit démontrer trois choses : 

1. Le Membre s’est senti lésé. 
   
   • Le Membre doit être personnellement touché par la décision, l’acte ou l’omission afin d’avoir qualité pour agir dans le processus de grief. Ainsi, le Membre ne peut utiliser la procédure pour contester une décision qu’il désapprouve ou veut contester parce qu’il pourrait, à un moment donné, être touché en théorie. Le Membre doit démontrer qu’il a subi un préjudice personnellement et que ses droits et intérêts sont en cause.  
     
2. La décision, l’acte ou l’omission en question est lié à la gestion des affaires de la Gendarmerie. 
   
   • C’est exactement le sens des décisions liées à la gestion des affaires de la Gendarmerie; elles étaient liées aux activités de la GRC. Ainsi, un Membre ne peut pas contester une décision prise par le Conseil du Trésor (CT). Toutefois, un Membre peut déposer un grief contre une décision prise par une personne en poste à la GRC qui a dû interpréter une politique ou une directive du CT. Par exemple, un Membre ne pourrait pas déposer de grief à l’égard d’une décision relative au CT concernant les prestations médicales offertes aux Membres, mais si une personne en poste à la GRC refusait des prestations à un Membre en se fondant sur une interprétation de ce que sont les prestations, le Membre pourrait présenter un grief à l’égard de cette décision.  
     
3. Aucune autre procédure pour réparer le préjudice n’est prévue par la Loi, le Règlement ou les Consignes du commissaire. 
   
   • Lorsqu’une autre procédure de règlement est prévue par une autre autorité, le Membre ne satisfait pas à l’exigence de la qualité pour agir. Par exemple, si un Membre a fait l’objet d’une cessation de la solde et des indemnités parce qu’il a perdu une exigence de base (alinéa 22(2)a) de la Loi sur la GRC), conformément au paragraphe 20(1) des Consignes du commissaire (exigences d’emploi), le recours possible est un appel de la décision; par conséquent, si un Membre présente un grief en vertu de la partie III, il serait alors déterminé que le Membre ne satisfait pas à l’exigence relative à la qualité pour agir. De plus, toute décision prise relativement à un droit prévu dans la Convention collective ne peut pas faire l’objet d’un grief en vertu de la partie III, puisque le recours approprié est un grief fondé sur la Convention.

Il est important que les Membres se familiarisent avec les divers processus auxquels ils sont assujettis et les recours disponibles pour chacun d’eux.  

Le droit de présenter un grief est assujetti au délai fixé dans la Loi sur la GRC. Le Membre doit présenter un grief dans le délai prescrit par la loi : 

Le paragraphe 31(2) de la Loi sur la GRC stipule qu’« un grief visé à la présente partie doit être présenté : 

a) au premier niveau de la procédure applicable aux griefs, dans les trente jours suivant celui où le membre qui a subi un préjudice a connu ou aurait normalement dû connaître la décision, l’acte ou l’omission donnant lieu au grief; 

b) à tous les autres niveaux de la procédure applicable aux griefs, dans les quatorze jours suivant la signification au membre de la décision relative au grief rendue par le niveau inférieur immédiat. » 

Voici quelques renseignements clés liés à la question du délai : 

1. Le délai ne commence pas à s’écouler au moment où la décision est prise, mais plutôt au moment où le Membre est informé ou aurait dû être informé de la décision.  
   
2. Un grief doit être déposé à l’aide du formulaire 6439, disponible à la fois sur le site Infoweb interne de la GRC et sur le site Web externe de la GRC. 
   
3. Le délai de 30 jours concerne le dépôt du grief et non la présentation d’arguments sur le bien-fondé du grief.  
   
4. Les fins de semaine et les jours fériés sont pris en compte dans le dénombrement des 30 jours, à moins que le 30^e jour ne tombe une fin de semaine ou un jour férié. Dans ce cas, le grief doit être présenté le premier jour ouvrable suivant. 
   
5. Une demande de révision qui mène simplement à la confirmation d’une décision ne rétablit pas automatiquement le délai de 30 jours pour le dépôt d’un grief, de sorte que le Membre doit tout de même déposer un grief à la suite de la décision initiale afin de conserver ses droits liés au grief. Cependant, si ces demandes sont accompagnées d’une présentation de nouveaux renseignements qui jetteraient un tout nouvel éclairage sur la question, on pourrait faire valoir que le délai doit être rétabli.  
   
6. Si le sujet au centre du grief porte sur une décision, un acte ou une omission de nature continue, avec des violations répétées de la politique ou de la loi, un grief peut être déposé dans les 30 jours suivant la dernière violation. Cependant, il est possible qu’une réparation ne puisse être réclamée qu’à compter de la date de la décision faisant l’objet du grief.  

Un Membre peut tenter de résoudre son dossier de façon informelle, mais il doit envisager de déposer le grief à la première occasion et avant l’expiration du délai prévu par la loi tout en continuant d’essayer de régler la question ou en attendant un examen; cela garantira que le bien-fondé du grief sera examiné si la résolution informelle échoue.  

Il est important que les Membres sachent qu’au dernier niveau de la procédure, le délai de dépôt d’un grief est de 14 jours au lieu de 30. Cette date commence à la date de signification de la décision au Membre.  

Dans la plupart des cas, la GRC n’a pas le pouvoir discrétionnaire d’accepter un grief déposé après le délai prescrit. Le commissaire a le pouvoir de prolonger le délai en vertu du paragraphe 47.4(1) de la Loi sur la GRC, mais la demande doit être faite par le Membre avant que le délai de 30 jours ne soit écoulé. Par exemple, cela pourrait se produire lorsque le Membre déploie des efforts pour résoudre la question de façon informelle ou si des circonstances indépendantes de sa volonté l’empêchent de présenter le grief à temps (p. ex., le Membre ou un membre de sa famille est gravement malade). Dans certains cas, la prolongation peut être accordée rétroactivement, mais la norme à respecter est élevée et le principe général veut que les Membres s’informent au sujet de la politique et qu’ils se renseignent eux-mêmes en cas de doute. 

Le paragraphe 31(4) de la Loi sur la GRC prévoit qu’un « membre qui présente un grief soit en mesure de consulter la documentation écrite pertinente placée sous la responsabilité de la Gendarmerie et dont il a besoin pour bien présenter son grief ». Ces dispositions font en sorte que les parties peuvent présenter leurs arguments sur le bien-fondé en disposant de toutes les informations nécessaires.  

Le Membre doit présenter une demande écrite à la GRC (l’intimé du grief ou son représentant) pour que les renseignements soient fournis.  

Bien qu’il y ait des limites à ce qu’un Membre peut demander, par exemple, les Membres n’ont pas droit aux tests standardisés ( paragraph 31(4.1) de la Loi sur la GRC) ou à d’autres documents prévus dans les Consignes du commissaire (griefs et appels), l’exigence est vaste dans la mesure où le Membre peut établir ce qui suit : 

1. La documentation existe. 
   
   • Le plaignant doit être certain que les documents existent. Il n’est pas suffisant de simplement supposer qu’ils existent. 
     
2. La documentation est sous la responsabilité de la Gendarmerie. 
   
   • Cette disposition est généralement interprétée de façon large et comprend tout ce qui a été produit au sein de la Gendarmerie ou est en sa possession. Les documents publics, comme les lois pertinentes, seraient un exemple de ce qui ne répondrait pas à ce critère. La GRC n’est pas tenue de fournir des renseignements qui ne sont pas sous sa responsabilité.  
     
3. La documentation est pertinente aux fins du grief. 
   
   • Les renseignements demandés doivent être liés d’une façon ou d’une autre au grief ou aux faits ou arguments que le Membre présentera à l’appui du grief. Les renseignements auxquels le Membre pourrait avoir droit ne se limitent pas à ceux dont disposait le décideur lorsque la décision contestée a été rendue. Si les renseignements peuvent appuyer les observations du Membre sur le bien-fondé du grief, ils doivent être fournis.  
     
4. La documentation est raisonnablement requise pour présenter le grief correctement. 
   
   • Pour répondre à ce critère, le Membre doit établir le lien entre le grief et les renseignements afin de démontrer qu’ils doivent être fournis.  

Toute demande de renseignements présentée par le Membre doit indiquer clairement les documents requis, la pertinence relativement au grief et une brève explication des raisons pour lesquelles ils sont raisonnablement nécessaires pour présenter le grief correctement.  

Il incombe à la GRC de fournir les renseignements pertinents et nécessaires ou d’avoir accès aux renseignements pertinents et nécessaires; toutefois, le Membre et la GRC ne s’entendent pas toujours sur ce qui est sous la responsabilité de la GRC, ce qui est pertinent pour le grief et ce qui est nécessaire pour présenter le grief correctement. Si la GRC refuse la demande de renseignements du Membre, celui-ci peut demander à un arbitre de rendre une décision sur l’obligation de la GRC de fournir les renseignements, en tout ou en partie. Il s’agit de soulever la « question accessoire » de la divulgation et de présenter des arguments à un arbitre sur les raisons pour lesquelles la GRC devrait être tenue de fournir les renseignements. 

Les Membres doivent garder quelques points à l’esprit lorsqu’ils présentent des observations à l’appui d’un grief.  

Le fardeau à satisfaire afin qu’une décision favorable soit rendue repose sur la « prépondérance des probabilités », c’est-à-dire que l’arbitre rendra une décision en faveur de la partie qui a fourni des éléments de preuve démontrant qu’il est plus probable que sa version soit vraie (> 50 %) que fausse. Ainsi, pour avoir gain de cause, le Membre doit prouver le bien-fondé de son grief à un arbitre en présentant des arguments efficaces à l’appui de sa position. Un plaignant doit également fournir des éléments de preuve à l’appui de tous les motifs de son grief. Ainsi, les Membres ne doivent pas simplement dresser une liste de motifs possibles, mais seulement fournir ceux qui sont fondés. Par exemple, si un plaignant indique, entre autres motifs, le fait que le décideur faisait preuve de partialité – un droit que chaque membre est en droit d’invoquer –, il doit y avoir des preuves à l’appui de cette affirmation. Autrement, l’arbitre ne peut pas tenir compte de ce motif. 

Au moment de préparer les observations, il est important de se rappeler que l’arbitre qui doit rendre la décision ne connaît pas bien le dossier. Par conséquent, le Membre doit s’assurer que tous les faits sont présentés dans un ordre logique et séquentiel. Essentiellement, il faut répondre à toutes les questions (qui, quoi, quand, où et pourquoi?) notamment en : 

1. faisant une mise en contexte claire, mais succincte;  
   
2. indiquant les noms, dates, heures et lieux en question; 
   
3. expliquant ce qui est contesté;
   
4. présentant des arguments à l’appui de la position, incluant l’identification des lois et politiques pertinentes; 
   
5. fournissant la documentation à l’appui, incluant les lois et politiques pertinentes; 
   
6. décrivant clairement ce qui est demandé, c.-à-d. la réparation qu’aimerait obtenir le plaignant.  

Il est essentiel de voir à ce que tous les arguments soient présentés et que toute la documentation à l’appui soit fournie, tant pour la décision de l’arbitre de niveau 1, que pour une révision au dernier niveau, car – à quelques rares exceptions près, comme lorsque de nouveaux renseignements sont disponibles que le plaignant n’aurait pas pu raisonnablement connaître au moment où les arguments ont été présentés à l’arbitre de niveau 1 –, les plaignants ne sont pas autorisés à présenter à un arbitre de dernier niveau de nouveaux documents pour examen.