Règlement administratif touchant de manière générale les activités et
les affaires de la
FÉDÉRATION DE LA POLICE NATIONALE / NATIONAL POLICE FEDERATION
(l’« Organisation »)
DÉFINITIONS
Dans le présent Règlement administratif, à moins que le contexte n’en exige autrement :
1.1 « Loi » désigne la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, LC 2009, c 23, y
compris les règlements pris en vertu de la Loi, et toute loi ou tout règlement pouvant être
substitué, avec ses modifications successives.
1.2 « Membres actifs » désigne les Membres décrits au paragraphe 11.1(a).
1.3 « Statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de
modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de
réorganisation, les clauses d’arrangement ou les statuts de reconstitution de
l’Organisation.
1.4 « Région de l’Atlantique et du Centre » désigne la région géographique composée des
provinces du Nouveau-Brunswick, de l’Île-du-Prince-Édouard, de la Nouvelle-Écosse, de
Terre-Neuve-et-Labrador, du Québec et de l’Ontario et comprend tous les Membres actifs
et retraités en règle dans cette région géographique.
1.5 « Conseil » désigne le Conseil d’administration de l’Organisation, et « Administrateur »
désigne une personne qui, de temps à autre, est élue ou nommée pour siéger au Conseil.
1.6 « Règlement administratif » désigne les présents règlements administratifs et tous les
autres règlements administratifs de l’Organisation ainsi que leurs modifications, qui sont
en vigueur.
1.7 « Convention collective » a le même sens que celui qui lui est donné au paragraphe 2(1)
de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral, LC 2003 c 22.
1.8 « Membres délégués », également appelés « Délégués », désigne les Membres décrits au
paragraphe 11.1(b).
1.9 « District » désigne une sous-section de chaque Région alignée sur les Districts de la
Gendarmerie royale du Canada au sein de chaque division de la Gendarmerie royale du
Canada. Par exemple, le District du Lower Mainland de la Colombie-Britannique est le
District du Lower Mainland de la Région du Pacifique et du Nord.
1.10 « Division » désigne une région géographique telle que définie à l’article 2 du Règlement
sur la Gendarmerie royale du Canada.
1.11 « En règle » désigne un Membre dont la qualité de Membre n’a pas été suspendue au
titre de l’article 11.6.
1.12 « Représentant local » également appelé « RL », désigne les Membres élus tel que décrit
à l’article 13.
1.13 « Membre » désigne toute personne qui a été admise au sein de l’Organisation,
conformément au Règlement administratif.
1.14 « Résolution ordinaire » s’entend d’une résolution adoptée par une majorité d’au moins
cinquante pour cent (50 %) plus une (1) des voix exprimées sur cette résolution.
1.15 « Région du Pacifique et du Nord » désigne la région géographique composée de la
province de la Colombie-Britannique et des territoires du Nunavut et du Yukon ainsi que
des Territoires du Nord-Ouest, et comprend tous les Membres actifs et retraités en règle
dans cette région géographique.
1.16 « Région des Prairies » désigne la région géographique composée des provinces du
Manitoba, de la Saskatchewan et de l’Alberta, et comprend tous les Membres actifs et
retraités en règle dans cette région géographique.
1.17 « Vote préférentiel » est une méthode de vote pour laquelle les Membres sont invités à
classer les candidats par ordre de préférence, plutôt que d’en choisir un seul. Au lieu de
choisir uniquement leur candidat préféré, les Membres classent les candidats par ordre
de premier choix, de deuxième choix, de troisième choix, etc. Pour être élu, un candidat
doit atteindre un seuil de voix spécifique, appelé quota. Le quota est déterminé par une
formule mathématique dont les variables sont les bulletins de vote, les candidats et les
postes à pourvoir. La formule est établie par le Comité des candidatures et des élections
et ratifiée par le Conseil d’administration de temps à autre. Lorsqu’un candidat dépasse
le quota, ses voix excédentaires sont transférées à d’autres candidats en fonction des
préférences suivantes du Membre. Si personne n’atteint le quota à l’issue d’un tour, le
candidat ayant obtenu le moins de voix est éliminé et ses voix sont transférées en fonction
des préférences suivantes indiquées sur les bulletins de vote. Ce processus se poursuit
jusqu’à ce que tous les sièges soient pourvus.
1.18 « Membres retraités » désigne les Membres décrits au paragraphe 11.1(c).
1.19 « Règles et politiques » a le sens qui lui est donné à l’article 9.
1.20 « Résolution extraordinaire » désigne une résolution adoptée par une majorité d’au
moins les deux tiers (2/3) des voix exprimées sur cette résolution.
2. INTERPRÉTATION
Dans l’interprétation du présent Règlement administratif, les mots au singulier comprennent les
mots au pluriel et vice versa, les mots écrits dans un genre donné comprennent tous les genres,
et « personne » comprend les particuliers, les personnes morales, les sociétés en nom collectif,
les fiducies et les organismes sans personnalité morale. À l’exception de ce qui précède, les mots
et les expressions définis dans la Loi ont le même sens lorsqu’ils sont utilisés dans les présents
Règlements administratifs. Si l’une des dispositions contenues dans les Règlements administratifs
est incompatible avec celles contenues dans les Statuts ou la Loi, les dispositions contenues dans
les Statuts ou la Loi, selon le cas, ont préséance.
3. SIÈGE SOCIAL
Le siège social de l’Organisation est situé dans la ville d’Ottawa, dans la province de l’Ontario, au
Canada, et à tout autre endroit que le Conseil d’administration pourra déterminer de temps à
autre.
4. LANGUE
Le français et l’anglais sont les langues officielles de l’Organisation.
5. SIGNATURE DE DOCUMENTS
Sous réserve des Règles et politiques, les contrats, documents et autres instruments écrits
exigeant la signature de l’Organisation peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants ou
Administrateurs désignés par le Conseil. Le Conseil a le pouvoir, au moyen d’une résolution, de
nommer toute personne au nom de l’Organisation, pour signer des contrats, des documents ou
des instruments précis ou généraux par écrit. Tout signataire autorisé peut attester qu’une copie
de tout instrument, résolution, Règlement administratif ou autre document de l’Organisation en
est une copie conforme.
6. FIN D’EXERCICE
Sauf décision contraire du Conseil, la fin de l’exercice de l’Organisation est le 31 décembre de
chaque année.
7. ARRANGEMENTS BANCAIRES
Les opérations bancaires de l’Organisation sont effectuées auprès de la banque, de la fiducie ou
de toute autre société ou organisation exerçant des activités bancaires au Canada ou ailleurs que
le Conseil peut désigner, nommer ou autoriser de temps à autre, au moyen d’une résolution. Les
opérations bancaires doivent, en tout ou en partie, être effectuées par un ou plusieurs dirigeants
de l’Organisation ou d’autres personnes que le Conseil pourra désigner, ordonner ou autoriser
au moyen d’une résolution.
8. ÉTATS FINANCIERS ANNUELS
L’Organisation envoie aux Membres un exemplaire des états financiers annuels et des autres
documents visés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi ou d’une publication
de l’Organisation reproduisant les renseignements contenus dans les documents en question. Au
lieu d’envoyer ces documents, l’Organisation peut aussi envoyer à chaque Membre un résumé
avec avis l’informant de la procédure à suivre pour obtenir un exemplaire des documents euxmêmes, sans frais. L’Organisation n’est pas tenue d’envoyer les documents ou un résumé à un
Membre qui, par écrit, refuse de les recevoir.
9. RÈGLES ET POLITIQUES
9.1 Pouvoirs du Conseil
Le Conseil peut adopter, modifier ou abroger au moyen d’une résolution ces règles et politiques,
peu importe leur titre (les « Règles et politiques »), qui ne sont pas incompatibles avec les
Règlements administratifs de l’Organisation liés aux activités et aux affaires de l’Organisation,
selon ce que le Conseil peut juger approprié de temps à autre. Si l’une ou l’autre des dispositions
contenues dans les Règles et politiques est incompatible avec celles contenues dans les
Règlements administratifs, les dispositions contenues dans les Règlements administratifs ont
préséance. Les Règles et politiques adoptées par le Conseil demeureront en vigueur jusqu’à leur
modification, leur abrogation ou leur remplacement au moyen d’une résolution subséquente du
Conseil.
9.2 Accès aux Règles et politiques
a. L’ensemble des Règles et politiques en vigueur devra être publié dans une section
sécurisée du site Web de l’Organisation, accessible uniquement aux Membres
actifs ou aux personnes autorisées par l’Organisation, et ce, dans les deux langues
officielles. Les Règles et politiques doivent indiquer la date à laquelle elles ont été
adoptées ou modifiées, ainsi que l’existence de toute version antérieure, le cas
échéant.
b. Toutes les versions antérieures des Règles et politiques qui ne sont plus en vigueur
en raison d’une abrogation, d’un remplacement ou d’une modification doivent
être conservées dans des archives accessibles aux Membres sur demande.
10. CONVENTIONS COLLECTIVES
Aucune Convention collective négociée ne sera considérée comme définitive ni conclue par
l’Organisation à moins d’avoir été ratifiée au préalable par un vote majoritaire de l’ensemble des
Membres actifs.
Le Conseil, ou un comité délégué, supervise le processus de ratification et veille à ce que tous les
Membres actifs puissent exercer leur droit de vote. Les résultats de tout vote tenu conformément
au présent article sont communiqués aux Membres sous la forme d’un « accepté » ou « refusé »,
sans communication du pourcentage pour ou contre.
11. MEMBRES
11.1 Catégories de Membre
Il existe trois (3) catégories de Membre de l’Organisation.
a. Membres actifs
Les Membres actifs de l’Organisation comprennent les membres de la
Gendarmerie royale du Canada, qui ont un grade inférieur à celui d’inspecteur et
qui n’occupent pas un « poste de direction ou de confiance » au sein de la
Gendarmerie royale du Canada, selon la définition de cette expression dans la
législation du travail applicable, et dont la demande d’adhésion a été approuvée
par le Conseil d’administration ou la personne que ce dernier a désignée.
b. Membres délégués
Les Membres délégués de l’Organisation sont des Membres actifs élus de temps à
autre à titre de Membres délégués, au titre de l’article 14.2. Un Membre actif
devient Membre délégué au moment de son élection et cesse de l’être à la clôture
de l’assemblée générale annuelle pour laquelle il a été élu Membre délégué. Il est
entendu qu’un Membre délégué demeure un Membre actif pendant toute la
période au cours de laquelle il est Membre délégué.
c. Membres retraités
Les Membres retraités de l’Organisation sont les membres retraités de la
Gendarmerie royale du Canada qui, au moment de leur retraite, avaient un grade
inférieur à celui d’inspecteur et dont la demande d’adhésion a été approuvée par
le Conseil ou la personne que ce dernier a désignée.
11.2 Droits des Membres
a. Les Membres délégués ont le droit de recevoir un avis de convocation à toutes les
assemblées générales annuelles des Membres et d’y assister, et ils ont droit à un
(1) vote à chacune de ces assemblées.
b. Les Membres actifs ont le droit de recevoir un avis de convocation à toutes les
assemblées extraordinaires des Membres et d’y assister, et ils ont droit à un (1)
vote à chacune de ces assemblées. Les Membres actifs ont le droit de recevoir un
avis de convocation à toutes les assemblées générales annuelles des Membres et
d’y assister. Toutefois, en vertu de la Loi, ils n’ont pas le droit de voter à ces
assemblées. Il est entendu que le présent alinéa 11.2(b) ne vise pas à restreindre
les droits des Membres actifs en vertu d’autres dispositions du présent Règlement
administratif.
c. Les Membres retraités ont le droit de recevoir un avis de convocation à toutes les
assemblées des Membres et d’y assister. Toutefois, en vertu de la Loi, ils n’ont pas
le droit de voter à ces assemblées.
11.3 Frais d’inscription et d’adhésion
Le Conseil peut, au moyen d’une résolution, établir les frais d’inscription et d’adhésion que
doivent verser chaque Membre actif et chaque Membre retraité.
11.4 Renouvellement de l’adhésion
À l’exception des Membres délégués, l’adhésion est automatiquement renouvelée le 1er janvier
de chaque année, à moins que l’adhésion du Membre ne soit résiliée au titre de l’article 11.5.
11.5 Fin de l’adhésion
L’adhésion à l’Organisation prend fin lorsque :
a. un Membre décède ou prend sa retraite de l’Organisation en faisant parvenir une
lettre de démission au Président de l’Organisation;
b. le Membre est expulsé ou son adhésion est résiliée conformément au présent
Règlement administratif;
c. le Membre ne répond plus aux conditions d’adhésion applicables;
d. l’Organisation est liquidée et dissoute en vertu de la Loi.
11.6 Discipline des Membres
Le Conseil a le pouvoir de suspendre ou d’expulser un Membre de l’Organisation pour un ou
plusieurs des motifs suivants :
a. la violation de toute disposition des Statuts, des Règlements administratifs ou des
Règles et politiques;
b. l’adoption d’une conduite qui pourrait s’avérer préjudiciable à l’Organisation, tel
que déterminé par le Conseil à son entière discrétion;
c. pour tout autre motif que le Conseil, à sa seule et absolue discrétion, juge
raisonnable, eu égard aux fins de l’Organisation.
Le Conseil établit et tient à jour, dans les Règles et politiques, un processus d’avis et d’appel des
décisions d’expulsion ou de suspension d’un Membre. Il est entendu que, si un Membre est
suspendu, il n’est plus en règle et n’a plus le droit de recevoir un avis de convocation, d’assister
aux assemblées des Membres ou de voter à celles-ci, ni de participer aux activités et aux affaires
de l’Organisation, et ce, jusqu’à sa réintégration à titre de Membre actif.
11.7 Interdiction pour les membres du Conseil de participer à une campagne électorale
Les membres actuels du Conseil ne peuvent participer à la campagne électorale d’une personne
se présentant à un poste de Délégué. Si le Comité des candidatures et des élections conclut
qu’une infraction a été commise, il peut adresser un avertissement à l’Administrateur ou
transmettre l’affaire au Conseil d’administration pour toute mesure que celui-ci juge appropriée.
Cette règle s’applique également à tout ancien membre du Conseil ayant quitté ses fonctions
dans les 365 jours précédents, lequel est soumis aux mêmes mesures disciplinaires que celles
décrites ci-dessus.
Les activités interdites comprennent, sans s’y limiter : publier, partager ou « aimer » des
publications sur les médias sociaux en lien avec un candidat; exprimer publiquement une opinion
sur un candidat à une élection; communiquer avec des électeurs au nom d’un candidat; ou
exercer toute autre activité pouvant inciter une personne à voter pour un candidat en particulier.
12. RÉGIONS
Les Régions de l’Organisation sont les suivantes :
a. Région de l’Atlantique et du Centre
b. Région des Prairies
c. Région du Pacifique et du Nord
12.1 Administrateurs de la Région de l’Atlantique et du Centre
Il y a un (1) Vice-président, et cinq (5) Administrateurs pour la Région de l’Atlantique et du Centre,
répartis comme suit :
a. deux (2) Administrateurs venant de l’Ontario, dont au moins un venant de la
Direction générale ou des Divisions nationales de la Gendarmerie royale du
Canada;
b. un (1) Administrateur venant du Québec;
c. un (1) Administrateur venant de la Nouvelle-Écosse ou de Terre-Neuve-et-Labrador;
d. un (1) Administrateur venant du Nouveau-Brunswick ou de l’Île-du-Prince-Édouard.
12.2 Administrateurs de la Région des Prairies
Il y a un (1) Vice-président, et quatre (4) Administrateurs pour la Région des Prairies, répartis
comme suit :
a. un (1) Administrateur venant du Manitoba;
b. un (1) Administrateur venant de la Saskatchewan;
c. deux (2) Administrateurs venant de l’Alberta.
12.3 Administrateurs de la Région du Pacifique et du Nord
Il y a un (1) Vice-président, et quatre (4) Administrateurs pour la Région du Pacifique et du Nord,
répartis comme suit :
a. trois (3) Administrateurs venant de la Colombie-Britannique;
b. un (1) Administrateur venant des Territoires (Nunavut, Territoires du Nord-Ouest,
Yukon) OU un Administrateur de la Colombie-Britannique qui a effectué au moins
une affectation en vertu de la Directive sur les postes isolés et les logements de
l’État (DPILE).
12.4 Répartition des postes d’Administrateur
Au moins une fois tous les cinq (5) ans, le Conseil évalue le nombre de Membres actifs dans
chaque province et effectue une recommandation aux Membres au sujet de la répartition des
postes d’Administrateur entre les Régions et les provinces.
12.5 Caucus régionaux
Chaque Région doit former un Caucus régional dont le but est de coordonner, de renforcer et de
promouvoir les activités régionales qui serviront les objectifs de l’Organisation.
a. Autorité
Les Caucus régionaux s’acquittent des responsabilités qui leur sont confiées par le
Conseil. Les Caucus régionaux n’ont pas le pouvoir d’établir ou de faire signer un
contrat au nom de l’Organisation ou de la Région ou de lier autrement
l’Organisation sans l’autorisation écrite préalable de cette dernière. Le Conseil
peut déléguer ces pouvoirs au Caucus régional dans la mesure et selon les
modalités qu’il détermine.
b. Composition
Chaque Caucus régional comprend les Administrateurs du Conseil de la Région, le
Vice-président de la Région ainsi que tous les Représentants locaux de la Région.
Le Vice-président agit à titre de président du Caucus régional. Le président du
Caucus régional peut déléguer ses responsabilités à un autre Administrateur de la
Région, à sa discrétion.
c. Assemblées
Chaque Caucus régional se réunit au moins deux fois par année. Le président du
Caucus régional peut convoquer d’autres assemblées des Caucus régionaux s’il le
juge nécessaire. Les assemblées peuvent avoir lieu en personne, par voie
électronique ou une combinaison des deux. Pour les assemblées des Caucus
régionaux, le quorum doit comprendre au moins le président, deux (2)
Administrateurs du Conseil et cinquante pour cent (50 %) des Représentants
locaux de la Région.
12.6 Assemblées régionales annuelles
Une assemblée annuelle des Membres d’une Région est tenue à une date, une heure et un lieu
fixés par le Caucus régional.
a. Avis d’assemblée
Un avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée est donné à tous les
Membres d’une Région au moins soixante (60) jours avant la tenue de ladite
assemblée.
b. Présence
Tous les Membres actifs et retraités peuvent assister à l’assemblée régionale
annuelle, en personne ou par voie électronique, à leurs frais. Le Président et les
Vice-présidents de l’Organisation peuvent assister aux assemblées en qualité de
membres d’office.
c. Points à l’ordre du jour
L’ordre du jour de l’assemblée régionale annuelle comprend un rapport du
président du Caucus régional et tout autre point présenté par écrit par un Membre
de la Région et accepté par le Caucus régional. L’examen des états financiers de
l’Organisation et du rapport de l’expert-comptable ainsi que le renouvellement du
mandat de l’expert-comptable sont des points réservés à l’assemblée générale
annuelle de l’Organisation.
13. REPRÉSENTANTS LOCAUX
13.1 Rôle des Représentants locaux
Les Représentants locaux représentent l’Organisation dans leur District. Les RL assurent la liaison
entre les Membres et l’Organisation. Les RL sont toujours des membres réguliers de la
Gendarmerie royale du Canada ou ils sont des réservistes. Les RL relèvent du Conseil et lui
rendent des comptes. Le Conseil établit les rôles et les responsabilités des RL et est responsable
de leur formation et de leur évaluation du rendement.
13.2 Nombre de Représentants locaux par District
Chaque District est représenté par (i) au moins un (1) Représentant local pour les 100 premiers
Membres actifs et (ii) un (1) Représentant local supplémentaire pour chaque 250 Membres actifs
supplémentaires ou une partie de ceux-ci. Tout nouveau poste libre résultant d’une
augmentation du nombre de postes de RL est pourvu lors d’un prochain cycle électoral.
13.3 Admissibilité à titre de Représentant local
Pour servir à titre de Représentant local, un candidat doit être un Membre actif en règle et
membre ou réserviste de la Gendarmerie royale du Canada qui n’est pas en période de stage.
13.4 Élection des Représentants locaux
a. Chaque Membre actif a le droit de voter pour les postes de RL libres dans son
District.
b. Le processus d’élection des RL est mené par le Comité des candidatures et des
élections de manière à ce que tous les Membres actifs du District puissent exercer
leur droit de vote.
c. Les mises en candidature de Représentants locaux sont présentées par écrit et
dûment proposées, appuyées et approuvées par au moins trois (3) Membres actifs
en règle de la Division.
d. Les candidatures doivent être présentées à l’Organisation de la manière prescrite
par le Comité des candidatures et des élections, et ce, pendant la période de mise
en candidature.
e. Si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes vacants, les
candidats dûment approuvés sont élus par acclamation.
f. S’il y a plus de candidats que de postes vacants dans un District, l’élection se fait
au moyen d’un bulletin de Vote préférentiel.
g. Les résultats de l’élection des Représentants locaux doivent être ratifiés par le
Comité des candidatures et des élections. Le Comité des candidatures et des
élections remet les résultats de l’élection par écrit au Conseil.
13.5 Mandats des Représentants locaux et postes vacants
Les RL sont élus pour un mandat de trois (3) ans, sans limite quant au nombre de mandats
successifs. Si un RL démissionne de son poste, le Conseil peut nommer un RL élu pour remplir les
fonctions de RL au sein du District, jusqu’à la tenue d’une élection. Les élections de RL ont lieu à
la date fixée par le Conseil, pour pourvoir les postes vacants et les postes vacants en raison de fin
de mandat. Les élections ont lieu selon les besoins, mais au plus tard un (1) an après la dernière
élection des RL.
13.6 Répartition des Représentants locaux
Au moins une fois tous les cinq (5) ans, le Conseil évalue le nombre de Membres actifs dans
chaque District et effectue une recommandation aux Membres au sujet de la répartition des
postes de Représentants locaux entre les Districts et les Régions.
13.7 Rémunération et responsabilité des Représentants locaux
Les RL ont droit à une rémunération fixée par le Conseil. Le rendement des RL dans l’exercice de
leurs fonctions est assujetti à une évaluation par le Conseil ou par toute personne désignée par
le Conseil afin d’assumer ces responsabilités.
13.8 Réaffectation des Représentants locaux
Les RL peuvent transférer leur zone de représentation d’une Région ou d’un District à un autre,
sous réserve de l’autorisation du Conseil.
13.9 Mesures disciplinaires visant les Représentants locaux
Le Conseil a le pouvoir de suspendre ou d’expulser tout RL pour un ou plusieurs des motifs
suivants :
a. manquement d’un Représentant local à ses devoirs;
b. violation de toute disposition des Statuts, des Règlements administratifs ou des
Règles et politiques;
c. adoption d’une conduite qui pourrait s’avérer préjudiciable à l’organisation, tel
que déterminé par le Conseil à son entière discrétion;
d. pour tout autre motif que le Conseil, à sa seule et absolue discrétion, juge
raisonnable, eu égard aux fins de l’Organisation.
Le Conseil établit et tient à jour, dans les Règles et politiques, un processus d’avis et d’appel des
décisions d’expulsion ou de suspension d’un Représentant local.
14. ASSEMBLÉE DES MEMBRES
14.1 Assemblées générales annuelles
Les assemblées générales annuelles de l’Organisation sont tenues dans un lieu situé au Canada,
à une date et à une heure dont le Conseil pourra décider, mais, en tout état de cause, pas (i) plus
de quinze (15) mois après la tenue de la dernière assemblée annuelle précédente, et pas (ii) plus
que six (6) mois après la fin de l’exercice précédent de l’Organisation. À chaque assemblée
générale annuelle, outre toute autre question pouvant être traitée, les points suivants sont
traités :
a. examen du rapport des Administrateurs sur les activités et les affaires de
l’Organisation au cours de l’année précédente;
b. examen des états financiers, du rapport de l’expert-comptable et de tout autre
rapport devant, en vertu de la Loi, être remis aux Membres à l’assemblée générale
annuelle;
c. nomination de l’expert-comptable par les Délégués;
d. ratification des résultats d’élection des Administrateurs et des dirigeants par les
Délégués;
e. tout autre point inscrit en bonne et due forme avant l’assemblée.
14.2 Délégués aux assemblées générales annuelles
a. Pour être représentée aux assemblées générales annuelles, chaque Région a le
droit d’élire (i) un (1) Délégué et (ii) un (1) Délégué supplémentaire par tranche
complète ou partielle de mille Membres actifs inscrits dans chaque Région à
compter du 1er janvier de chaque année.
b. Chaque Membre actif a le droit de voter pour les Délégués de sa Région.
c. Le processus d’élection des Délégués est mené par le Comité des candidatures et
des élections de manière à ce que tous les Membres actifs de la Région puissent
exercer leur droit de vote.
d. Les mises en candidature des Délégués sont présentées par écrit et dûment
proposées, appuyées et approuvées par au moins trois (3) Membres actifs en règle
de la Région.
e. Les candidatures doivent être présentées à l’Organisation de la manière prescrite
par le Comité des candidatures et des élections, et ce, pendant la période de mise
en candidature.
f. Si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes de Délégué,
les candidats dûment approuvés sont élus par acclamation.
g. S’il y a plus de candidats que de postes de Délégué dans une Région, l’élection se
fait au moyen d’un bulletin de Vote préférentiel.
h. Les résultats de l’élection des Délégués doivent être ratifiés par le Comité des
candidatures et des élections. Le Comité des candidatures et des élections remet
les résultats de l’élection par écrit avant l’assemblée générale annuelle.
14.3 Avis d’assemblée des Membres
Un avis précisant la date, l’heure et le lieu d’une assemblée des Membres est donné à chaque
Membre qui, à la fermeture des bureaux à la date de confirmation de l’envoi ou, si aucune date
de confirmation d’envoi n’est établie, à la fermeture des bureaux le jour précédant la date à
laquelle l’avis est donné, a le droit de recevoir l’avis, par les moyens suivants :
a. par la poste, par service de messagerie ou en mains propres, à chaque Membre,
pendant une période de soixante (60) jours précédant l’assemblée; ou
b. par téléphone, sur support électronique ou par un autre moyen de
communication, à chaque Membre, pendant une période de soixante (60) jours
précédant l’assemblée.
c. Sans limiter la portée de ce qui précède, l’Organisation s’efforcera de
communiquer aux Membres la date prévue de l’assemblée générale annuelle des
Membres au moins 120 jours avant l’assemblée. Les Administrateurs, l’expert-comptable et toute autre personne désignée par le Conseil ont le droit de recevoir un avis de chaque assemblée des Membres, d’y assister et d’y être entendus, mais ils n’ont pas le droit de voter à une telle assemblée.
14.4 Vote aux assemblées des Membres
Aux assemblées annuelles des Membres, chaque question est tranchée par résolution ordinaire,
sauf disposition contraire expresse dans les Règlements administratifs ou dans la Loi.
14.5 Personnes autorisées à assister aux assemblées des Membres
Les seules personnes qui ont le droit d’être présentes aux assemblées des Membres sont les
Membres qui ont le droit de voter à l’assemblée, les Administrateurs et l’expert-comptable de
l’Organisation ainsi que les autres personnes qui ont le droit ou l’obligation d’être présentes aux
assemblées en vertu de toute disposition de la Loi, des Statuts ou Règlements administratifs de
l’Organisation. Toute autre personne ne peut être admise en personne que sur invitation du
président de l’assemblée ou par résolution des Membres. Nonobstant ce qui précède, les
Membres n’ayant pas le droit de voter à une assemblée générale annuelle des Membres peuvent
observer l’assemblée générale annuelle à distance par voie électronique, si l’Organisation le leur
permet.
14.6 Participation électronique aux assemblées des Membres
a. Toute personne autorisée à assister à une assemblée des Membres peut y
participer, conformément à la Loi, par une communication téléphonique,
électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer
adéquatement entre eux pendant l’assemblée. Une personne qui participe à une
assemblée par ce moyen est réputée, aux fins de la Loi, être présente à
l’assemblée.
b. Si les Administrateurs ou les Membres convoquent une assemblée des Membres,
ces Administrateurs ou Membres peuvent, selon le cas, décider que l’assemblée
se tiendra, conformément à la Loi, entièrement par téléphone ou par un moyen
de communication électronique ou autre permettant à tous les participants de
communiquer adéquatement entre eux pendant l’assemblée.
c. Toute personne qui participe à une assemblée des Membres et qui a le droit d’y
voter peut voter, conformément à la Loi, au moyen du système de communication
téléphonique ou électronique mis à disposition à cette fin par l’Organisation.
14.7 Président des assemblées des Membres
Un Vice-président préside l’assemblée générale annuelle ou l’assemblée extraordinaire.
14.8 Quorum de l’assemblée générale annuelle
Pour qu’il y ait quorum à l’assemblée générale annuelle, le président de l’assemblée, le Président
ou, en son absence, un Vice-président et une majorité simple des Délégués ayant droit de vote à
ladite assemblée doivent être présents.
14.9 Propositions à l’assemblée générale annuelle
Tous les Membres actifs ont le droit de soumettre des propositions à l’examen des Membres
délégués dans un délai de 150 à 90 jours avant la date anniversaire de la précédente assemblée
générale annuelle, conformément à la Loi.
Toutes les propositions seront examinées par un sous-comité du Comité de gouvernance du
Conseil, appelé « Comité d’examen des propositions à l’AGA », chargé de s’assurer que les
propositions sont conformes à la législation et à la réglementation applicables.
La composition du Comité d’examen des propositions à l’AGA est la suivante :
- Le président du Comité de gouvernance du Conseil, ou son remplaçant désigné;
- Un Représentant local pour chaque Région, élus par leurs pairs lors d’un Caucus
régional; - Le Conseiller juridique principal de l’Organisation (sans droit de vote);
- Le Directeur général de l’administration de l’Organisation (sans droit de vote).
Le Comité d’examen des propositions à l’AGA n’est pas tenu de soumettre une proposition de
Membre aux Délégués pour l’une ou plusieurs des raisons suivantes. Les décisions de ce comité
sont finales :
a. la proposition n’a pas été présentée dans le délai prescrit;
b. il semble manifeste que le but premier de la proposition est de faire valoir une
réclamation personnelle ou d’obtenir la réparation d’un grief personnel contre
l’Organisation ou ses Administrateurs, dirigeants ou Membres;
c. il semble manifeste que la proposition n’a pas de lien significatif avec les activités
ou les affaires de l’Organisation;
d. il s’agit essentiellement d’une proposition déjà présentée au cours des cinq (5)
dernières années lors d’une assemblée des Membres et qui n’a pas reçu l’appui
minimum prévu;
e. on abuse des droits conférés par la Loi pour obtenir de la publicité.
14.10 Rapports d’étape sur les propositions
a. Lorsqu’une proposition adoptée par les Membres délégués à une assemblée
générale annuelle ordonne à l’Organisation, ou à une partie de celle-ci, de poser
ou de s’abstenir de poser certains actes, le Comité de gouvernance surveille la
conformité de l’Organisation à cet égard et en fait rapport aux Membres actifs.
i.) Par souci de clarté, le rapport du Comité de gouvernance doit comprendre
des renseignements sur les progrès réalisés par l’Organisation dans la mise
en œuvre de la proposition. Si aucun progrès n’a été réalisé ou que la
proposition n’a pas été intentionnellement mise en œuvre, le rapport doit
inclure l’explication de l’Organisation.
ii.) Une fois qu’un rapport indique que la proposition a été dûment respectée,
il n’est plus nécessaire de faire rapport sur cette proposition.
b. Les rapports du Comité de gouvernance à l’intention des Membres actifs, prévus
au présent article, peuvent être communiqués par voie de publication et de
diffusion sur le site Web de l’Organisation à des intervalles raisonnables, mais dans
tous les cas doivent être communiqués :
i.) au plus tard trente (30) jours avant la date limite fixée à l’article 14.9 pour la
présentation de propositions par les Membres;
ii.) au moins trente (30) jours avant la date fixée pour l’élection d’un
Administrateur ou d’un dirigeant de l’Organisation.
14.11 Assemblées extraordinaires des Membres
a. Une assemblée extraordinaire des Membres a lieu à la demande de la majorité des
Administrateurs alors en fonction.
b. Le Conseil convoque une assemblée extraordinaire des Membres en vertu de
l’article 167 de la Loi, à la demande de Membres détenant au moins de cinq pour
cent des votes qui peuvent être exprimés à une assemblée des Membres, aux fins
énoncées dans la demande. Si les Administrateurs ne convoquent pas d’assemblée
dans les vingt-et-un (21) jours suivant la réception de la pétition, tout Membre
signataire de la pétition peut convoquer l’assemblée.
c. Pour qu’il y ait quorum à une assemblée extraordinaire des Membres (à moins
qu’un plus grand nombre de Membres ne soit exigé par la Loi), une majorité simple
(50 % plus un) des Membres ayant le droit de voter à l’assemblée extraordinaire
doit être présente.
15. ADMINISTRATEURS
15.1 Pouvoirs du Conseil
Le Conseil gère ou supervise la gestion de toutes les activités et affaires de l’Organisation. Le
Conseil peut conclure ou faire conclure pour l’Organisation, en son nom, tout type de contrat
que l’Organisation peut légalement conclure et peut exercer tous les autres pouvoirs, poser
toutes les autres mesures et accomplir toutes les choses que l’Organisation est autorisée à
exercer et à faire.
De plus, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, les pouvoirs du Conseil
comprennent ce qui suit :
a. Régir les affaires de l’Organisation.
b. Adopter des mesures pour contrôler et administrer les affaires de l’Organisation
qui ne sont pas incompatibles avec la Loi ou ses Règlements administratifs.
c. Approuver un budget annuel et un plan de fonctionnement annuel relativement
aux affaires de l’Organisation.
d. Administrer toutes les affaires de l’Organisation et conclure ou faire conclure pour
le compte de l’Organisation, en son nom, tout type de contrat que l’Organisation
peut légalement conclure et, sous réserve des dispositions ci-après, exercer tous
les pouvoirs et poser toutes les autres mesures et accomplir toutes les choses que
l’Organisation est autorisée à exercer et à faire en vertu de sa charte ou autrement
autorisée à exercer et à faire.
e. Le Conseil confère au Président et aux dirigeants de l’Organisation le pouvoir de
gérer les activités courantes de l’Organisation. Le Président et les dirigeants
doivent rendre compte au Conseil d’administration du plan financier et du plan de
fonctionnement de l’Organisation, ainsi que de ses résultats.
f. Nommer des représentants ou des mandataires pour agir au nom de
l’Organisation en matière de négociation collective.
g. Les Administrateurs sont habilités à autoriser des dépenses au nom de
l’Organisation de temps à autre, dans la mesure où ces dépenses ont été
approuvées dans le budget annuel. Les Administrateurs ont le pouvoir de retenir
des services d’aide/d’expertise financière, juridique et autre.
h. Recueillir et accepter des fonds qui serviront à faire avancer les objectifs de
l’Organisation, et prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à
l’Organisation d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, des
dons, des subventions, des règlements, et toute autre forme de libéralité en vue
de faire avancer les objectifs de l’Organisation.
i. Dépenser les sommes jugées nécessaires à la conduite des affaires de
l’Organisation.
j. Conclure des contrats et des baux, y compris des contrats de services personnels,
tant que ces obligations ont été approuvées dans le budget annuel.
k. Souscrire une assurance pour indemniser les personnes qui siègent à des conseils
à la demande de l’Organisation ou qui assument des tâches particulières au nom
de l’Organisation.
l. Tout autre élément prévu par la Loi.
15.2 Nombre d’Administrateurs
Le Conseil se compose d’au plus dix-sept (17) Administrateurs. Sous réserve de l’article 15.3, le
Conseil se compose des personnes suivantes, qui sont élues conformément à l’article 15.4 :
a. cinq (5) Administrateurs, conformément à l’article 12.1;
b. quatre (4) Administrateurs, conformément à l’article 12.2;
c. quatre (4) Administrateurs, conformément à l’article 12.3;
d. le Président et les trois (3) Vice-présidents.
15.3 Admissibilité à titre d’Administrateur
À l’exception des postes du Président et de Vice-président, un candidat à un poste
d’Administrateur de l’Organisation :
a. doit être un Membre actif en règle, qui n’est pas en période de stage au sein de la
Gendarmerie royale du Canada, et doit avoir servi au moins deux (2) ans (vingt-quatre (24) mois) à titre de Représentant local de l’Organisation au cours des dix (10) années précédant sa mise en candidature;
b. doit être un Membre actif en règle, qui n’est pas en période de stage au sein de la Gendarmerie royale du Canada, avec au moins quatre (4) ans de service au sein de la Gendarmerie royale du Canada et posséder une expérience récente, pertinente et appropriée relative aux relations de travail ou auprès d’une association policière.
15.4 Élection d’Administrateurs
Le Comité des candidatures et des élections tient un vote parmi les Membres actifs de chaque
Région afin d’élire un ou des candidats. Par la suite, l’élection est ratifiée par les Membres
délégués aux assemblées générales annuelles. Le processus se déroule comme suit :
a. Chaque Membre actif a le droit de voter pour les postes vacants d’Administrateur
de sa Région respective.
b. Le processus d’élection des Administrateurs est mené par le Comité des
candidatures et des élections de manière à ce que tous les Membres actifs de la
Région puissent exercer leur droit de vote.
c. Les mises en candidature des Administrateurs sont présentées par écrit au Comité
des candidatures et des élections, et elles sont dûment appuyées par au moins
cinq (5) Membres actifs en règle de la Région.
d. Les candidatures doivent être présentées à l’Organisation de la manière prescrite
par le Comité des candidatures et des élections, et ce, pendant la période de mise
en candidature.
e. Si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes vacants, les
candidats dûment approuvés sont proposés à la ratification des Délégués, aux
assemblées générales annuelles.
f. S’il y a plus de candidats que de postes vacants dans une Région, l’élection se fait
au moyen d’un bulletin de Vote préférentiel.
g. Ce processus a lieu au plus tard 30 jours avant l’assemblée générale annuelle des
Membres.
h. Il n’y a pas de mise en candidature en séance lors de l’assemblée générale
annuelle. Seuls les candidats choisis conformément au processus susmentionné
sont proposés à la ratification des Délégués aux assemblées générales annuelles.
15.5 Durée du mandat des Administrateurs
Les Administrateurs commencent leur mandat à la clôture de l’assemblée générale annuelle où
leur élection est ratifiée par les Membres délégués. Leur mandat se termine au plus tard à la
clôture de la quatrième (4e) assemblée générale annuelle des Membres par la suite.
15.6 Mandats échelonnés
Les élections au Conseil ont lieu tous les deux (2) ans, pour environ la moitié des postes au
Conseil.
15.7 Fin du mandat d’un Administrateur
Un Administrateur cesse d’exercer sa charge dans les cas suivants :
a. il décède;
b. il est en situation de faillite;
c. il est incapable (selon la définition du terme « incapable » dans la Loi);
d. il est déclaré coupable de toute infraction criminelle;
e. il démissionne en avisant par écrit le Président de l’Organisation.
15.8 Postes vacants
En cas de vacance, quelle qu’en soit la cause, le Comité des candidatures et des élections tient,
dans un délai de six (6) mois, une élection partielle dans la Région en question afin de choisir un
candidat pour assumer le mandat. Ce candidat est nommé en fonction par le Conseil et assume
son mandat jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante, au cours de laquelle le candidat est
ratifié par les Membres délégués. Nonobstant ce qui précède, si le poste vacant d’Administrateur
est prévu se terminer dans un délai de douze mois, le poste demeure vacant jusqu’à la prochaine
élection ordinaire.
15.9 Convocation des réunions du Conseil
Le Président du Conseil ou deux (2) Administrateurs peuvent convoquer les réunions du Conseil
à tout moment.
15.10 Avis de réunion du Conseil
L’avis de la date et du lieu de la réunion du Conseil est donné au moins trente (30) jours avant la
date de la réunion, mais si le Président et le Président du Conseil estiment qu’il s’agit d’une
convocation urgente, ils peuvent donner avis d’une réunion par téléphone, par voie électronique
ou par tout autre moyen de communication au moins quarante-huit (48) heures avant la réunion.
L’avis de convocation n’est pas nécessaire si tous les Administrateurs sont présents et qu’aucun
d’entre eux ne s’oppose à la tenue de la réunion. Sauf si la Loi l’exige, l’avis de convocation à une
réunion du Conseil n’a pas à préciser l’objet de la réunion ni son ordre du jour.
15.11 Vote aux réunions du Conseil
Dans toutes les réunions du Conseil, la décision concernant une question donnée est rendue à la
majorité des voix exprimées. En cas d’égalité, le Président du Conseil ne dispose pas d’un
deuxième vote ou vote prépondérant, et la motion est réputée rejetée.
15.12 Rémunération du Conseil d’administration
a. Le Conseil d’administration doit publier le taux de rémunération pour chaque
poste au sein du Conseil d’administration (ou la formule utilisée pour calculer ledit
salaire), y compris la valeur estimée en espèces pour l’exercice financier, sur le site
Web de l’Organisation, dans un endroit accessible aux Membres actifs après
l’ouverture d’une session. Par souci de clarté, le taux de rémunération pour les
postes au sein du Conseil d’administration comprend tous les éléments
accessoires de rémunération des Administrateurs, comme les cotisations de
l’employeur au régime de pension, les prestations de santé, les indemnités de
réinstallation et les autres avantages accessoires offerts.
b. Toute proposition de modification du taux de rémunération des membres du
Conseil d’administration doit être soumise à l’approbation des Membres délégués
lors d’une assemblée générale annuelle avant d’entrer en vigueur. Toute
modification soumise à l’approbation doit être accompagnée de tous les
documents justificatifs sur lesquels le Conseil s’est appuyé pour demander cette
modification.
c. L’Organisation ne paye ou ne rembourse que les dépenses liées aux véhicules des
Administrateurs engagées dans le cadre de leurs fonctions officielles, et ce, selon
le taux par kilomètre prescrit par l’Agence du revenu du Canada. Il est entendu
que l’Organisation ne rembourse pas les frais liés à l’utilisation personnelle des
véhicules.
d. L’Organisation ne versera aucune cotisation ni ne fournira de prestation de
retraite supplémentaire aux Administrateurs, au-delà de ce qui est requis pour
leur permettre de racheter leurs années de service à la Gendarmerie royale du
Canada (pour le service à titre d’Administrateur), à un taux équivalent à celui prévu
au paragraphe 10(4) du Règlement sur la pension de retraite de la Gendarmerie
royale du Canada, CRC c. 1393. Lorsqu’un Administrateur choisit de ne pas
racheter son service à la Gendarmerie royale du Canada, ou une partie de celui-ci,
les fonds détenus en fiducie par l’Organisation à cette fin sont reversés au compte
général de l’Organisation.
e. Les Administrateurs ont droit à un congé annuel à un taux équivalent au taux
maximal prévu par la plus récente Convention collective. Les congés annuels non
utilisés s’accumulent jusqu’à concurrence de 400 heures. Toute portion non
utilisée peut être versée au membre du Conseil d’administration après
l’assemblée générale annuelle qui conclut sa dernière année de service. Toute
indemnité versée est calculée au taux de rémunération de base du membre du
Conseil, correspondant à son grade au sein de la Gendarmerie royale du Canada
et conformément à la Convention collective la plus récente.
16. COMITÉS
16.1 Comités du Conseil
L’Organisation a en tout temps les comités permanents du Conseil suivants :
a. Négociation collective
b. Services aux Membres
c. Droits de la personne
d. Vérification et finances
e. Gouvernance
Le Conseil approuve et modifie de temps à autre le mandat des comités permanents.
16.2 Comité des candidatures et des élections
Le Conseil forme et supervise un Comité permanent des candidatures et des élections, composé
des personnes suivantes :
a. Un président du comité, nommé par les Délégués à une assemblée générale
annuelle, qui est un Membre actif mais qui n’est pas un Administrateur, pour un
mandat de un (1) an. Si le président du comité n’est pas en mesure de s’acquitter
de ses fonctions, le Conseil peut nommer un président du comité intérimaire
jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.
b. Un vice-président du comité, nommé par les Délégués à une assemblée générale
annuelle, qui est un Membre actif mais qui n’est pas un Administrateur, pour un
mandat de un (1) an.
c. Un Administrateur, pour un mandat de deux (2) ans au cours duquel il ne cherche
pas à se faire réélire.
d. Deux (2) dirigeants de l’Organisation qui ne sont pas des Administrateurs (sans
droit de vote).
e. À l’exception du poste de président du comité, tout poste vacant au sein du Comité
des candidatures et des élections est pourvu par nomination par le Comité des
candidatures et des élections.
Le Comité des candidatures et des élections est responsable de la conduite et de l’exécution des
élections du Conseil, des Membres délégués et des Représentants locaux. Le Comité de
gouvernance approuve et modifie de temps à autre le mandat du Comité des candidatures et des
élections.
17. PROTECTION DES ADMINISTRATEURS ET DES DIRIGEANTS
17.1 Indemnisation
Sous réserve des dispositions de la Loi, l’Organisation doit indemniser un Administrateur ou un
dirigeant de l’Organisation, un ancien Administrateur ou dirigeant de l’Organisation ou une autre
personne qui agit ou a agi à la demande de l’Organisation à titre d’Administrateur ou de dirigeant,
ou une personne venant d’une autre entité et agissant à titre similaire, ainsi que leurs héritiers
et représentants légaux, à l’encontre de tous les coûts, frais et dépenses, y compris les sommes
versées dans le cadre de règlement ou pour respecter un jugement, raisonnablement engagés
par la personne relativement à toute poursuite civile, procédure pénale, administrative, enquête
ou autre procédure dans laquelle la personne est impliquée en raison de son association avec
l’Organisation ou avec une autre entité.
17.2 Limite
L’Organisation ne peut indemniser une personne en vertu de l’article 17.1 que si celle-ci :
a. a agi de bonne foi au mieux des intérêts de l’Organisation ou, selon le cas, au mieux
des intérêts de l’autre entité pour laquelle la personne a agi à titre d’Administrateur ou de dirigeant ou à un titre semblable, à la demande de l’Organisation;
b. avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était licite, dans le cas
d’une action ou d’une procédure criminelle ou administrative exécutée au moyen
d’une sanction pécuniaire.
17.3 Aucune restriction
L’Organisation indemnise également les personnes visées à l’article 17.1 dans toutes les autres
circonstances que la Loi permet ou exige. Aucune disposition du présent Règlement administratif
ne limite le droit d’une personne ayant droit à une indemnité d’en réclamer une en dehors des
dispositions du présent Règlement administratif.
17.4 Assurances
L’Organisation doit, en tout temps, maintenir en vigueur une assurance responsabilité civile pour
ses Administrateurs et ses dirigeants, laquelle est approuvée par le Conseil.
18. DIRIGEANTS
18.1 Nomination des dirigeants
Sous réserve des présents Règlements administratifs, le Conseil peut nommer des dirigeants tous
les deux ans ou plus souvent, préciser leurs fonctions et, sous réserve de la Loi, déléguer à ces
dirigeants certains pouvoirs de gestion des activités et des affaires de l’Organisation. Sans que
cela soit nécessaire, un dirigeant peut être un Administrateur, sauf disposition contraire du
présent Règlement administratif. Une même personne peut occuper deux (2) ou plusieurs postes.
18.2 Dirigeants de l’Organisation
Sauf indication contraire du Conseil (qui peut, sous réserve de la Loi et de tout contrat d’emploi
applicable, modifier, restreindre ou compléter ces fonctions et ces pouvoirs), les dirigeants de
l’Organisation sont le Président du Conseil, le Président, un Vice-président pour chaque Région
tel qu’il est défini à l’article 12, un Secrétaire, un Trésorier, un Directeur général de
l’administration et un Conseiller juridique principal, et ils ont les fonctions et les pouvoirs précisés
aux présentes.
18.3 Président du Conseil
Le Président du Conseil est nommé par le Conseil et il est un Administrateur. Le Président ne peut
pas être nommé Président du Conseil. Le Président du Conseil préside toutes les réunions du
Conseil. Le Président du Conseil a les autres fonctions et pouvoirs que le Conseil peut préciser.
18.4 Président
Le Président est élu par les Membres conformément à l’article 18.8, pour un mandat de quatre
(4) ans. S’il est réélu, le Président peut remplir des mandats subséquents de quatre (4) ans. Le
Président est le chef de la direction de l’Organisation et il est responsable de la mise en œuvre
des plans et des politiques stratégiques du Conseil. Le Président, sous réserve de l’autorité du
Conseil, exerce une surveillance générale des activités et des affaires de l’Organisation. De plus,
le Président :
a. est membre d’office de tous les comités du Conseil mais n’a pas le droit de voter;
b. est chargé d’assurer la liaison avec d’autres organismes, associés, organismes
gouvernementaux et particuliers lorsque cela est nécessaire ou pertinent pour
promouvoir les fins ou les objectifs de l’Organisation ou les intérêts d’un Membre;
c. peut déléguer les pouvoirs ou les fonctions nécessaires à la conduite des activités
et des affaires de l’Organisation;
d. est, sauf indication contraire du Conseil, le principal porte-parole de
l’Organisation.
18.5 Vice-présidents
Les Vice-présidents sont élus par les Membres conformément à l’article 18.8, pour un mandat de
quatre (4) ans. S’ils sont réélus, les Vice-présidents peuvent remplir des mandats subséquents de
quatre (4) ans. Les Vice-présidents soutiennent le Président dans la mise en œuvre des plans et
des politiques stratégiques du Conseil. Voici certaines autres responsabilités qui leur reviennent :
a. Lorsque le Président n’est pas en mesure d’exercer ses responsabilités, un Viceprésident, nommé par le Conseil, prend la relève.
b. Un Vice-président, nommé par le Conseil, préside le Comité de la vérification et
des finances.
c. Le Vice-président de chaque Région préside le Caucus régional et est responsable
de la mise en œuvre des fonctions des Caucus régionaux telles qu’elles sont
déterminées par le Conseil conformément à l’article 12.5.
18.6 Admissibilité à titre de Président
Pour se présenter au poste de Président, un candidat doit être un Membre actif en règle et avoir
déjà été élu à titre d’Administrateur de l’Organisation.
18.7 Admissibilité à titre de Vice-président
a. Pour se présenter au poste de Vice-président, un candidat doit être un Membre
actif en règle qui a déjà été élu Administrateur de l’Organisation.
b. Pour se présenter au poste de Vice-président d’une Région donnée, un candidat
doit être résident de cette Région.
18.8 Élection du Président et des Vice-présidents
Le Comité des candidatures et des élections tient un vote parmi les Membres actifs afin d’élire
les candidats pour les postes de Président et Vice-présidents. Cette élection ainsi que l’élection
des Administrateurs sont ratifiées par les Membres délégués, lors des assemblées générales
annuelles.
a. Chaque Membre actif a le droit de voter lors d’une élection pour le poste de
Président.
b. Chaque Membre actif d’une Région a le droit de voter lors d’une élection pour le
poste de Vice-président de leur Région.
c. Le processus d’élection du Président et des Vice-présidents est mené par le Comité
des candidatures et des élections de manière à ce que tous les Membres actifs de
toutes les Régions puissent exercer leur droit de vote.
d. Les mises en candidature des postes de Président et de Vice-présidents sont
présentées par écrit au Comité des candidatures et des élections, et elles sont
dûment appuyées par au moins dix (10) Membres actifs en règle.
e. Les candidatures doivent être présentées à l’Organisation de la manière prescrite
par le Comité des candidatures et des élections, et ce, pendant la période de mise
en candidature.
f. Si le nombre de candidats pour le poste de Président est de un, le candidat dûment
approuvé est proposé à la ratification des Délégués, à l’assemblée générale
annuelle.
g. Si le nombre de candidats pour le poste de Président est supérieur à un (1),
l’élection se fait au moyen d’un bulletin de Vote préférentiel.
h. Si le nombre de candidats pour le poste de Vice-président pour une Région donnée
est égal à un (1), le candidat dûment approuvé pour cette Région est proposé à la
ratification des Délégués à l’assemblée générale annuelle.
i. Si le nombre de candidats pour le poste de Vice-président pour une Région donnée
est supérieur à un (1), l’élection se fait par Vote préférentiel.
j. Ces processus ont lieu au plus tard 30 jours avant l’assemblée générale annuelle
des Membres.
k. Il n’y a pas de mise en candidature en séance lors de l’assemblée générale
annuelle. Seuls les candidats choisis conformément aux processus susmentionnés
sont proposés à la ratification des Délégués aux assemblées générales annuelles.
18.9 Secrétaire
Le Secrétaire est nommé par le Conseil et assiste à toutes les réunions du Conseil ainsi qu’aux
assemblées des Membres. Le Secrétaire consigne ou fait consigner, dans le registre des procès-verbaux de l’Organisation, les procès-verbaux de toutes les réunions et assemblées; il donne ou
fait donner, selon les instructions, des avis aux Membres, aux Administrateurs, à l’expert-comptable et aux membres des comités; le Secrétaire est le gardien de tous les livres, documents,
dossiers et autres instruments appartenant à l’Organisation. Il n’est pas nécessaire que le
Secrétaire soit un Administrateur ou un Membre.
18.10 Trésorier
Le Trésorier est nommé par le Conseil pour superviser les affaires financières de l’Organisation,
conformément à la Loi et aux Règlements administratifs. Le Trésorier soutient le Comité de la
vérification et des finances dans l’élaboration du budget annuel et la préparation de la
vérification financière annuelle. À chaque réunion du Conseil, le Trésorier fait rapport de la
situation financière de l’Organisation. Le Trésorier veille à ce que des mesures, des procédures
et des contrôles financiers appropriés soient en place et en fait rapport régulièrement au
Directeur général de l’administration. Il n’est pas nécessaire que le Trésorier soit un Administrateur ou un Membre.
18.11 Directeur général de l’administration
Le Conseil doit nommer un Directeur général de l’administration. Le Directeur général de
l’administration est responsable auprès du Conseil du contrôle général et de la gestion des
affaires administratives de l’Organisation et doit s’acquitter des fonctions que le Conseil lui
attribue de temps à autre. Le Directeur général de l’administration relève directement du
Président pour ce qui est de l’administration et des opérations de soutien des fonctions de
direction. Il n’est pas nécessaire que le Directeur général de l’administration soit un
Administrateur ou un Membre.
18.12 Conseiller juridique principal
Le Conseil nomme un Conseiller juridique principal qui est chargé de conseiller le Conseil et le
Président sur les questions juridiques, ainsi que de gérer et de diriger les affaires juridiques de
l’Organisation. Le Conseiller juridique principal exerce les autres fonctions que le Conseil ou le
Président peut lui assigner de temps à autre. Il n’est pas nécessaire que le Conseiller juridique
principal soit un Administrateur ou un Membre.
18.13 Vacances de poste de dirigeant
En l’absence d’une entente d’emploi contraire, le Conseil peut destituer, pour un motif valable
ou sans motif, par résolution approuvée par les deux tiers, tout dirigeant de l’Organisation. À
moins d’une telle révocation, un dirigeant occupe son poste jusqu’à la première des dates
suivantes :
a. la nomination du successeur du dirigeant;
b. la démission du dirigeant;
c. la fin du mandat d’Administrateur du dirigeant (si ce mandat est une condition de
la nomination);
d. le décès du dirigeant.
Si le poste d’un dirigeant de l’Organisation est vacant ou le devient, les Administrateurs peuvent,
par résolution, nommer une personne pour pourvoir ladite vacance.
19. TRANSPARENCE DE LA GOUVERNANCE
L’Organisation s’engage à assurer une gouvernance responsable et transparente, qui peut être
réalisée grâce à des Membres éduqués, informés et actifs.
19.1 Comptes rendus
Dans un délai raisonnable suivant l’approbation des procès-verbaux pertinents par l’instance
concernée, un compte rendu de toute réunion du Conseil, des Membres ou de tout comité
identifié dans ce Règlement administratif sera publié dans une section sécurisée du site Web de
l’Organisation, accessible uniquement aux Membres actifs ou aux personnes autorisées par
l’Organisation.
19.2 Séances à huis clos
Dans un délai raisonnable suivant l’approbation des procès-verbaux pertinents par l’instance
concernée, un compte rendu de toute réunion du Conseil, des Membres ou de tout comité
identifié dans ce Règlement administratif sera publié dans une section sécurisée du site Web de
l’Organisation, accessible uniquement aux Membres actifs ou aux personnes autorisées par
l’Organisation.
Lorsqu’une réunion, ou une partie de celle-ci se déroule à huis clos, le résumé de cette réunion
doit refléter le thème général des discussions qui ont eu lieu pendant cette partie de la réunion,
ainsi que la raison pour laquelle cette procédure a été adoptée.
20. INVALIDITÉ DES DISPOSITIONS DU PRÉSENT RÈGLEMENT ADMINISTRATIF
L’invalidité ou l’absence de force exécutoire d’une disposition du présent Règlement
administratif n’a aucune incidence sur la validité ou la force exécutoire des autres dispositions.
21. OMISSIONS ET ERREURS
Le défaut accidentel de donner avis à un Membre, à un Administrateur, à un dirigeant, à un
membre de comité du Conseil ou à un expert-comptable ou la non-réception de tout avis par une
de ces personnes alors que l’Organisation a donné l’avis conformément aux Règlements
administratifs ou tout avis contenant une erreur non significative n’annule aucune résolution
adoptée ni mesures prises au cours d’une réunion ou assemblée à laquelle était liée l’avis ou qui
était fondée sur un tel avis.
22. RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS ET DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR
Le Conseil ne peut adopter, modifier ou abroger un Règlement administratif qui régit les activités
ou les affaires de l’Organisation sans que la modification, l’abrogation ou le Règlement
administratif soit confirmé par les Membres délégués au moyen d’une résolution ordinaire. La
modification, l’abrogation ou le Règlement administratif n’entre en vigueur qu’à sa confirmation
par les Membres et sous la forme dans laquelle il a été confirmé.
Le présent article ne s’applique pas à un Règlement administratif qui exige une résolution
spéciale des Membres au titre du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi ou qui
exige des résolutions spéciales des Membres au titre du paragraphe 199(1) (Vote par catégorie
ou groupe) de la Loi.
23. ABROGATION
Tous les règlements administratifs antérieurs de l’Organisation sont abrogés à compter de
l’entrée en vigueur des présents Règlements administratifs. L’abrogation n’a aucune incidence
sur l’application antérieure des règlements administratifs abrogés ni sur la validité de tout droit
ou mesure prise, privilège, engagement ou responsabilité acquis ou contractés non plus qu’à la
validité de tout contrat ou accord s’y rapportant, ou à la validité des Statuts ou documents de la
charte précédente de l’Organisation obtenus à la suite de tels règlements administratifs avant
qu’ils soient révoqués. Tous les Administrateurs, dirigeants et personnes agissant en vertu de
tout règlement administratif ainsi abrogé continuent d’agir comme s’ils avaient été nommés en
vertu des dispositions des présents Règlements administratifs, et toutes les résolutions d’un
Membre, de membres du Conseil ou d’un comité du Conseil dont la portée se poursuit et qui ont
été adoptées en vertu des anciens règlements, continuent d’être valides, sauf si elles entrent en
conflit avec les présents Règlements administratifs et jusqu’à ce qu’ils aient été modifiés ou
abrogés.